Reconocimiento de la organización y del proceso de software

MO: Modelo de la Organización

Objetivo

El propósito de este documento es adquirir un conocimiento general acerca del contexto y estructura de la organización de software, sus componentes y características, que permitan una comprensión de sus estructuras y sus procesos, y la identificación de sus oportunidades.

Aspectos a documentar

1. Contexto de la organización.

El centro de salud Unidad de prevención clínica – UPREC, es una sede de la IPS Sinergia Global en Salud; que presta servicios de salud a los usuarios de la EPS Coomeva, presta atención en salud a pacientes que por su estado de salud requieren servicios de salud especiales.

Cuenta con los mejores especialistas en neumología, pediatría, nutrición, ginecobstetricia, ginecología, fisioterapia, psicología, psiquiatría, endocrinología, medicina interna, trabajo social y medicina general; cada uno de los especialistas cuentan con acceso a la plataforma Ciklos para la generación de las historias clínicas de atención de cada uno de los pacientes.

Brinda atención en salud de altísima calidad a sus diferentes tipos de usuario, clasificados en diferentes programas:

 Alto Riesgo Obstétrico - ARO: Presta la atención en salud a mujeres gestantes, que por su condición de salud requieren un cuidado especial. Tienen derecho en atención ginecobstetricia, psicológica, nutricional, fisioterapéutica, endocrinología, trabajo social, medicina interna y medicina general.

 Neonatos de alto riesgo: Presta la atención en salud a recién nacidos, que por su condición de salud tan compleja requieren un cuidado especial. Tienen derecho en atención Nutricional, pediátrica, fisioterapéutica, neumología pediátrica, medicina interna y medicina general.

 Niños de alto riesgo: Presta la atención en salud a los niños desde el primer año de vida hasta 18 años de edad, que por su condición de salud requieren atención de la salud en psicología, nutrición, fisioterapia, trabajo social, neumología pediátrica, medicina interna y medicina general.

 Enfermedad Obstructiva Crónica - EPOC: Presta la atención en salud a los pacientes que por tener esta enfermedad requieren de cuidado y tratamiento específico. Tienen derecho en atención neumológica, endocrinología, nutrición, psicológica, trabajo social, medicina interna y medicina general.

 Asma bronquial no controlada: Presta la atención en salud a los pacientes que por tener esta enfermedad bronquial avanzada requieren de cuidado y tratamiento específico. Tienen derecho en atención neumológica, nutrición, endocrinología, psicológica, trabajo social, medicina interna y medicina general.

 Riesgo Cardiovascular RCV: Presta la atención en salud a los pacientes que tengan enfermedades como la hipertensión arterial, diabetes mellitus tipo I, II y III o pacientes que tengan la hipertensión arterial y uno de los tipos de diabetes mellitus. Tienen derecho en atención psicológica, endocrinológica, trabajo social, nutrición, medicina interna y medicina general.

 Clínica de obesidad: Presta la atención en salud a los pacientes que estén ya clasificados como personas obesas, sin importar el tipo de obesidad que presente. Tienen derecho en atención psiquiátrica, psicológica, endocrinológica, trabajo social, nutrición, medicina interna y medicina general.

Se encuentra ubicado en la ciudad de Medellín en la Carrera 40 # 49­-24 Piso 4 sede Ayacucho, cerca de la placita de flores en el barrio Boston centro de Medellín. Teléfono conmutador para las citas médicas 4547270 Ext. 132 - 200

Misión: Ofrecemos servicios de salud a través de una red de prestación nacional con alta calidad técnica y de servicio, que contribuye a mejorar los resultados en salud de la población y a generar valor sostenible a nuestros grupos de interés.

Visión: Ser una red acreditada de Prestación de Servicios de Salud, reconocida por los excelentes resultados en salud y en servicio, líder en Colombia y con presencia internacional.

Política de Calidad: Garantizamos y mejoramos continuamente la calidad científica, humana y oportuna de nuestros servicios.

Valores:

 Solidaridad: Aportamos y potencializamos esfuerzos y recursos para resolver necesidades y retos comunes; la solidaridad es la que nos lleva a unirnos para crecer juntos y a interesarnos con lo que le pasa a los demás, para lograr una mejor calidad de vida, un mundo más justo y el camino hacia la paz.

 Honestidad: Somos coherentes con el pensar, decir y actuar, enmarcados dentro de los principios y valores empresariales; es un valor que manifestamos con actitudes correctas, claras, transparentes y éticas.

 Servicio: Satisfacemos y superamos las expectativas de quienes esperan una respuesta de la empresa, generando un ambiente de tranquilidad, confianza mutua y fidelidad.

 Trabajo en Equipo: Somos un grupo de personas que se necesitan entre sí; actuamos comprometidos con un propósito común y somos mutuamente responsables por los resultados.

 Cumplimiento de Compromisos: Somos conscientes y responsables por el cumplimiento de los resultados esperados; por la satisfacción del asociado; por el compromiso con el entorno y el desarrollo personal de los colaboradores y de las empresas del Grupo.

 Confianza: Sentimiento de credibilidad construido y generado por la organización frente a sus asociados, clientes y colaboradores. Capacidad para decidir y actuar individualmente o en grupo, sin reserva, dentro de la ética y la moral.
Estructura Organizacional

2. Mapa de procesos de la organización     

3.     Análisis DOFA organizacional.

4.     Problemas identificados en la realización de los procesos organizacionales

La problemática que se identifica y que a su vez está asociada con el proceso software; es que la empresa no posee un sistema de asignación y cancelación de citas médicas para los usuarios de la EPS Coomeva, que son remitidos al centro de salud Unidad de Prevención Clínica – UPREC de la IPS Sinergia Global en Salud, esto a su vez es una de las debilidades. Y si en el momento aplicamos al software la función de asignación o cancelación de citas médicas en línea, estaríamos disminuyendo esta debilidad.

5.     Lista de problemas con su prioridad asociada

Carencia de asignaciones y cancelaciones de citas médicas especializadas: Aplicar la función al software en la plataforma para que el paciente pueda realizar la asignación y/o cancelación de las citas médicas.

No se permite realizar asignaciones o cancelaciones de citas médicas a los pacientes: Buscar buenas estrategias administrativas para que los pacientes puedan asignar o cancelar las citas médicas desde la comodidad de su casa.

6.     Reporte de tiempos                                                           

Estimación de esfuerzo:


MP: Modelo del Proceso Software

Objetivo

El propósito de este documento es profundizar en el estudio del problema seleccionado (relacionado con el proceso software). Describe los aspectos de la organización que tienen impacto o están afectados por dicho problema. (Por la carencia de este software que problemática se esta generando, este punto es importante ya que se convierte en viabilidad del proyecto) 

Aspectos a documentar:

1. Estructura:


2. Proceso Software 

Procesos de implementación del software: análisis de requisitos, diseño arquitectónico, diseño detallado, construcción, integración, prueba. 

Procesos de soporte del software: Gestión de la documentación, gestión de la configuración, aseguramiento de la calidad, verificación, validación, revisión conjunta, auditoría, resolución de problemas Modelos de proceso del software.  

Procesos de reutilización del software: Ingeniería del dominio, gestión del programa de reutilización.

• Procesos principales: 
                             
- Adquisición                                                                                             
- Suministro
- Desarrollo 
- Explotación 
- Mantenimiento 

• Procesos de la organización (generales):

- Gestión 
- Mejora 
- Infraestructura 
- Formación 

• Procesos de soporte:

- Documentación 
- Gestión de configuración
- Aseguramiento de la calidad 
- Verificación
- Validación 
- Revisión conjunta 
- Auditoria 
- Resolución de problemas 


3.   Personas (Roles)

• Director: Persona encargada de planificar, dirigir, coordinar y supervisar todo el funcionamiento del centro de salud, responsable de todos los servicios.

• Coordinadora Administrativa: Persona encargada de vigilar que todos los procesos estén funcionando y reemplaza al Director cuando este está ausente.

• Jefes de Enfermería: Personas encargadas de dirigir y gestionar, todos los servicios, acompañar y brindar apoyo a las auxiliares de enfermería a cargo.

• Auxiliares de Enfermería: Personas encargadas de proporcionar cuidados auxiliares al paciente y actuar sobre las condiciones sanitarias de su entorno bajo la supervisión de las Jefes de Enfermería

• Auxiliares Administrativas en Salud: Personas encargadas de la asignación, cancelación, generación y de historias clínicas

• Recepcionistas: Personas encargadas de la facturación, entrega de ordenes médicas (laboratorio, odontológicas, de optometría, de diagnóstico médico, entre otras), dar cumplimiento de las citas médicas de cada uno de los pacientes y pasar informe a la coordinadora

• Especialistas: Personas encargadas de brindar atención asistencial a los pacientes del centro de salud

• Clientes internos: Son los empleados del centro de salud, encargados del buen funcionamiento del centro de salud, entregando así al cliente externo un buen servicio

• Asesor: Persona externa contratada por el centro de salud encargada de capacitar al personal en servicio y atención al cliente

• Proveedores: Personas o empresas encargadas de proveer equipos, elemento, materiales, materia prima e insumos para el centro de salud.

• Pacientes: Personas quienes por alguna situación de salud acuden al centro de salud para que les presten sus servicios

• Familiar o acompañante del paciente: Persona quien acompaña al paciente, que por su estado de salud o porque es menor de edad lo acompaña a las citas médicas

• Outsourcing: Empresa externa encargada de liquidar la nómina y las prestaciones sociales de los empleados del centro de salud

4.   Recursos

Para llevar a cabo una buena implementación es muy importante estar cerca del cliente durante todo el proceso y mantener un diálogo constante. A continuación, os explicaremos cómo lo hacemos nosotros.

En Aplimedia tenemos muy claro que el secreto para lograr una implementación ideal consiste en planificar el proceso, de forma que la empresa implementadora se organice y adapte al establecimiento hotelero que quiera ser implementado.
En nuestro caso, esta planificación para la puesta en marcha del sistema de gestión, se divide en 4 pasos:

• Recopilación de datos

Este primer paso consiste en recopilar todos los datos necesarios y relativos a la estructura del centro de salud (características del centro de salud, de las asignaciones, cancelaciones de citas médicas, generación de historias clínicas de la atención en salud de cada una de las especialidades de dicho centro de salud). Esta primera etapa es esencial para poder pasar a la etapa siguiente dónde un técnico de nuestro equipo adaptará el software de gestión de procesos administrativos de salud a las necesidades del centro de salud.


• Parametrización inicial

Una vez se han recopilado todos los datos necesarios, se podrá empezar a configurar el programa para que se adapte perfectamente a las características del centro de salud. Una vez que se hayan parametrizado los datos, la herramienta queda a punto para que el usuario pueda empezar a utilizarla.
• Capacitación

Para que el usuario pueda empezar a hacer uso de la herramienta ya parametrizada, deberá recibir formación. En nuestro caso, esta parte se realiza casi siempre de forma presencial ya que consideramos que el usuario debe poder preguntar y aclarar cualquier duda en el mismo momento que eso ocurra. De ahí, la importancia que comentábamos anteriormente de que siempre exista un diálogo entre el usuario y la empresa implementadora.

• Seguimiento posterior a la implementación

Tras cualquier tipo de implementación es importante llevar un seguimiento con el fin de readaptar ciertos parámetros que quizás en un principio no se habían tomado en cuenta. La monitorización de los procesos resulta esencial para completar íntegramente la implementación.

5.  Conocimiento

Roles del proceso:

• Pagos

Cualquier facilidad para que el paciente pague la cuota moderadora será útil. Por tanto, un punto clave será dotar al centro de salud de sistemas de pago cómodos y adaptados al cliente. En nuestro caso, ofrecemos una integración con datafono y otra mediante pago dactilar.

• Presencia

Todos los centros prestadores de servicios de salud requieren saber cuándo la agenda medica está ocupada o no. Este tipo de información ayuda a la buena atención a los pacientes del centro de salud

• Facturación

Esta es una de las integraciones más importantes para una completa gestión del centro de salud. Se trata de mantener integrado al software de gestión administrativa de servicios de salud, todo el sistema contable y de facturación. Esta será la manera de poder visualizar, modificar y ejecutar las operaciones del centro de salud de una forma centralizada.

• Clientes

Como en cualquier empresa, la gestión de la cartera de clientes es más que imprescindible. Por esta razón, últimamente se está trabajando duro en esta área. La imagen que transmite el centro de salud en su entorno online debe ser tratada con astucia. Existen varias herramientas para gestionar la reputación online del centro de salud. sin duda, recomendamos la integración con nuestro gestor de reputación, donde el centro de salud puede compararse con su competencia, ver qué opinan sus clientes y acceder a información valiosa para la empresa.


Evaluación del proceso 

Eficacia, proceso, oportunidad y efectividad:

Tras comentar la importancia de elegir un buen software de gestión hotelera capaz de adaptarse a las necesidades implícitas en la gestión de un establecimiento hotelero. Es muy frecuente que una vez que el hotelero ya se ha decidido por un buen software para gestionar su hotel, dude con las formas y plazos de la implementación del mismo.

Para llevar a cabo una buena implementación es muy importante estar cerca del cliente durante todo el proceso y mantener un diálogo constante. 

6.   Cultura y Poder

Solucionar primeramente cualquier problema, analizando sus posibles causas, una vez identifica la causa del problema, procedemos a implementar la técnica adecuada para la mejora de este, de tal manera que el funcionamiento tanto para nuestros clientes internos como externos, teniendo y ofreciendo el mejor servicio en tiempo real.

7.   Análisis DOFA del Proceso Software (actual)

8. Prioridad asociada

• Centro de salud más funcional

En una era como la actual que está siempre ampliamente influida por la tecnología es completamente útil y necesario el contar con un software de gestión administrativo en servicios de salud, ya que de esta manera las tareas cotidianas serán eficientemente realizadas, teniendo así un centro de salud más funcional. Este software agiliza las diversas tareas a realizar.

• Facilita las Asignaciones de citas médicas 

En cuanto a las asignaciones de citas médicas, este software ayuda a realizarlas por distintos canales, como pueden ser vía telefónica, por correo, internet u otro medio. Les permitirá a los usuarios asignar sus citas médicas con los diferentes tipos de especialistas con los que el centro de salud cuenta.

• Agilizar las Operaciones

El software de gestión administrativa de servicios de salud provee también otros beneficios como son el de generar facturas de forma profesional para de esta manera tenerlas en PDF o enviarlas por correo electrónico, también se podrá periódicamente crear diversos informes estadísticos sobre diferentes rubros como pueden ser financieros, operacionales, entre otros. Como podemos ver dicho software es bastante útil porque agiliza en gran manera las operaciones en el centro de salud, también se puede a través del mismo acceder a la base de datos de los pacientes que se posee y la información de los mismos.

Como podemos ver los beneficios y ventajas son diversos, permitiendo que de esta manera el centro de salud sea más funcional en cuanto a su operación y servicio se refiere y también en cuanto a lo interno del mismo, ya que se podrá acceder en cualquier momento a todos los datos referentes al mismo, con esto se podrán hacer estudios y proyecciones en el tiempo, permitiendo así tener un mayor control sobre el funcionamiento del centro de salud. 

9.   Restricciones generales

• Las condiciones de cancelación y de pago pueden variar según el tipo de tarifa de la cuota moderadora.
• Las cancelaciones deben hacerse antes de la prestación del servicio.
• El centro de salud no recibe pago en dólares, la única moneda aceptada para pagos en efectivos son pesos colombianos.

Al hacer uso del Internet y Wifi usted se compromete a: 

No transmitir o utilizar elementos de software que puedan enviar:

• Elementos o datos de naturaleza ilícita, fraudulenta, amenazante, abusiva, injuriosa, difamatoria, obscena o de alguna forma objetable, o que contravenga la propiedad intelectual u otros derechos ya sean nuestros o de terceras personas.
• Materiales o información no pública acerca de una empresa o persona sin la debida autorización.
• Cualquier secreto comercial o información confidencial de terceras personas.
• Cualquier tipo de propaganda, cadena, sistemas del tipo piramidal, oportunidades de inversión, u otra comunicación comercial no solicitada (SPAM).
• No transmitir un programa u otro material que contenga algún virus o cualquier otro elemento dañino o destructivo.

10. Impacto

Los efectos producidos serian excelentes de tal manera que las mejoras en el funcionamiento del centro de salud serian sin duda las esperadas, dándole el tiempo necesario a nuestros pacientes de elegir su mejor opción y a nosotros de prestarles el mejor servicio posible, nuestras áreas más beneficiadas con esta solución serian: recepción, dirección, coordinación administrativa y diferentes áreas encargadas de estar en contacto directo con nuestros pacientes.

Los riesgos probables son:

• Mala manipulación del software
• problemas hardware o virus, que se evitaran capacitando al personal que va a utilizar el sistema, por otra parte, los virus son una amenaza que se evitaría con un buen programa de anti-virus, también haciéndoles un análisis intensivo de búsqueda de virus una vez al mes; por otra parte, los problemas de hardware se podrían utilizar en otro equipo. 


11. Aseguramiento de la Calidad a nivel del proceso y del producto

En nuestro centro de salud propondría asesorías cada dos meses en las cuales nuestros empleados vuelvan a tener el conocimiento sobre el funcionamiento del software, también reuniones internas para ver el estado de este y la manera en que nuestros empleados están desarrollando sus actividades con este, una reunión externa en la cual nuestros usuarios nos informen como les parece el funcionamiento de este o en que debe mejorar, obteniendo esta información se elaboraría un informe que se entregaría en nuestra sección de control y calidad, y ya ellos se encargarían de solucionar y mejorar los inconvenientes encontrados. 

12. Definición del proyecto de mejora (Propuesta de intervención - Etapa siguiente)

Como producto para una siguiente etapa del proyecto, se debe elaborar un documento en el cual se defina el alcance del proyecto a realizar, teniendo en cuenta para ello las guías: DP, Documento de Definición del Proyecto de mejora.

13. Reporte de tiempos

Estimación de esfuerzo:



DP: Definición del Proyecto


Objetivo

El propósito de este documento es definir el plan de intervención (QUÉ hacer), conducente a la mejora del proceso software. Como la solución que se va a implementar contribuye a la organización en sus procesos

Aspectos a documentar:

1.   Ubicación contextual del proyecto.

El proyecto será utilizado en el Centro de salud Unidad de Prevención Clínica - UPREC, en las áreas de Dirección, Coordinación Administrativa, Enfermería y Asesorías.

2.   Problema u Oportunidad.

En la actualidad, la tecnología informática avanza y cada empresa debe ir a la vanguardia tecnológica. Y los portales web se ha convertido para las compañías en la difusión de la imagen, de sus propósitos, de las metas, entre otros que se desean proyectar a los visitantes (cibernautas). Los centros de salud hace varios años optaron por la compra de un sistema tanto financiero como administrativo. Con anterioridad todos los departamentos manejaban la información duplicada, no existía flujo de datos ni integración entre departamentos, en la parte de servicio al cliente la auxiliar administrativa en salud se encargaba de ingresar los datos de todos los pacientes manualmente. Con la implementación del sistema de información se obtuvo la automatización del ingreso de los datos, pero no se contaba con el servicio de asignación y cancelación de citas médicas con especialistas. Con lo acotado anteriormente se realizó un proyecto para el desarrollo de una página web que además de ingresar los datos de los pacientes permite acceder a los pacientes para asignar o cancelar citas médicas; permitiendo así una interacción con los pacientes.

3.   Visión del proyecto.

La aplicación proporcionará información general sobre el centro de salud. Otra parte de la aplicación suministrará información más específica para cada tipo de usuario que acceda al intranet de la página web. La aplicación podrá ser accedida desde cualquier sistema operativo, utilizando para ello un navegador Web.

4.   Objetivos específicos del proyecto.

• Implementar una página web y su respectivo intranet para mejorar la eficacia y eficiencia administrativa frente a los sistemas de información tradicional del centro de salud.
• Diseñar e implementar una aplicación Web para la gestión de asignaciones y cancelaciones de citas médicas, creación de bases de datos e información del centro de salud.
• Determinar las metodologías, técnicas, herramientas y tecnologías de desarrollo de software que se debe utilizar para la construcción de una aplicación Web.

5.   Criterios de éxito

La aplicación que se va a desarrollar será la encargada de proporcionar información general sobre el centro de salud e información más especificada a los empleados que tienen permiso de acceder con un usuario y contraseña. De esta forma el cliente puede obtener información sobre el centro de salud y también asignar o cancelar una cita médica desde su hogar, proporcionándoles así una mayor comodidad.

6.   Viabilidad de la solución

Viabilidad del Negocio

La razón del beneficio principal es que se ahorraría tiempo y dinero. Se espera que la inversión sea recuperada en un periodo no mayor a 18 meses después de puesto en marcha el proyecto.

La comparación con otras soluciones alternativas, es que esta solución propuesta es más eficaz por tratarse de una plataforma virtual en tiempo real. No se requiere hacer ningún cambio de personal, solamente se necesitaría capacitarlos.

Viabilidad Técnica

Características del software:

Se trata de un software amigable ya que, en la ejecución de las actividades, no son tan complejas. El nivel de complejidad es relativamente bajo.

Este proceso de desarrollo del software los aspectos involucrados que se relacionan con la calidad, es la normatividad vigente de la ISO. La forma de medir el éxito de este proceso es muy claro, ya que se verá reflejado en el tiempo de respuesta y satisfacción del paciente.

El software utilizará una interfaz amigable y entendible y la interacción con otros sistemas de información es muy optima ya que el software se basa principalmente en la plataforma virtual, realmente no existen otros riesgos tecnológicos a los anteriormente relacionados en documentos anteriores.

Los aspectos relacionados con el tipo de herramientas disponibles son las siguientes:

• Los costes implícitos para el funcionamiento del proyecto son realmente mínimos ya que no es necesario cambiar los equipos utilizados por la empresa, el tiempo de vida útil que se espera es de un mínimo de 10 años.
• El software será tan flexible que permitirá futuras modificaciones en cuanto a las características y actualizaciones tecnológicas, y de esta manera poder garantizar la estabilidad del sistema.

Viabilidad del proyecto

Efectos del proyecto en la organización

Todos los recursos humanos involucrados en el proceso del proyecto están interesados y entusiasmados para su desarrollo y dispuestos a colaborar en las etapas futuras. Se cuenta con todos los recursos disponibles.

El personal cuenta con los conocimientos y habilidades requeridos para el desarrollo del proyecto, expuesto en la matriz de conocimiento anterior documento Modelo del Proceso Software (Documento MP).

Tanto las expectativas como los resultados del proyecto son realistas, se cuenta con muy buena comunicación interna y externa en la organización del proyecto.

Los únicos riesgos probables que existen son los mencionados en el anterior documento (Documento MO) expresado en el Análisis DOFA del proceso del software

Acciones propuestas

La valoración recomendada es sacándole el mejor provecho a esta herramienta tecnológica y darle el correcto uso.

La solución recomendada para esta situación es de acortar el tiempo de respuesta a los pacientes y al centro de salud mismo.

Los beneficios y resultados esperados son la rapidez y eficacia del manejo de la información sin importar las distancias geográficas de las dependencias o áreas, para de esta manera contar siempre con la información en tiempo real.

Las acciones que se deben llevar a cabo para realizar este proyecto son la recolección y análisis de la información obtenida por el centro de salud Unidad de Prevención Clínica - UPREC, para que de esta manera pueda ser desarrollado.

Si las circunstancias dentro y fuera de la organización cambiaran, la condición prudente a reconsiderar es realizar una nueva recolección de información y un nuevo análisis.

7.    Reporte de tiempos

Estimación de esfuerzo:


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